Die Verwaltung und Pflege -das Grooming- des Product Backlogs erfolgt durch den Product Owner. Er bespricht die Inhalte des Backlogs im Refinement in einem regelmäßigen Rhtythmus mit dem Entwickler-Team. Bei Unklarheiten werden User Stories im Refinement angepasst, so dass ein einheitliches Verständnis in Bezug auf das erwartete Ergebnis entsteht.
Ist eine User Story für alle verständlich und nachvollziehbar, kann sie im Rahmen einer Estimation geschätzt werden. Die Schätzung erfolgt in der Regel in Story Points, die ganz bewusst nichts mit Tagen zu tun haben, sondern die Komplexität eine Story widerspiegeln. Zu komplexe Stories sollten aufgeteilt werden, so dass eine Umsetzung innerhalb eines Sprints möglich ist. Refinement und Estimation können natürlich auch in einem Termin durchgeführt werden.